Privacybeleid

Wie zijn we?

Wij zijn de Haarlemsche Korfbalclub Haarlem (HKC Haarlem), een korfbalvereniging uit Haarlem. Ons website-adres is: https://www.hkc-haarlem.nl.

Welke persoonlijke data we verzamelen en waarom we het verzamelen:

HKC Haarlem houdt een ledenadministratie bij van al haar spelende en niet-spelende leden. Dit doen we om verschillende redenen. Natuurlijk willen we graag weten wie onze leden zijn, zodat we ze kunnen inschrijven bij het Koninklijk Nederlands Korfbalverbond (KNKV). Als spelend lid van onze vereniging is hiervoor naast de naam van het lid en de geboortedatum ook een pasfoto nodig. Die laatste wordt gebruikt bij het aanmaken van een digitale spelerskaart, welke verplicht is voor deelname aan wedstrijden.

Daarnaast zijn contactgegevens belangrijk bij het informeren van onze leden over belangrijke verenigingszaken of bij eventuele calamiteiten. Informatie voor de ledenadministratie wordt verzameld via het inschrijfformulier dat alle nieuwe leden dienen in te vullen. Hierin wordt ook gevraagd welke vrijwilligerstaken het nieuwe lid het liefst zou gaan willen uitvoeren voor de vereniging. Deze informatie wordt gebruikt om de juiste mensen op de juiste vrijwilligerstaken te kunnen indelen.

In principe verzamelen wij geen gegevens van onze website bezoekers – op het plaatsen van eventuele cookies (voor inloggen of tracking na) – tenzij hier specifiek om gevraagd wordt. In het laatste geval zal altijd toestemming worden gevraagd aan de gebruiker om zijn/haar gegevens te gebruiken voor het specifieke doel dat wordt vernoemd.

Online inschrijfformulieren

Wanneer jij je als website bezoeker via een inschrijfformulier aanmeldt voor een activiteit/evenement, wordt vaak gevraagd om extra persoonlijke informatie. Deze informatie is dan nodig voorafgaand en/of tijdens deze activiteit/evenement. Deze gegevens worden doorgestuurd naar de organisatie én opgeslagen in een database. Zodra de activiteit/evenement zijn afgelopen zijn de gegevens niet meer relevant en zullen deze dan ook binnen twee weken worden verwijderd.

Cookies

Indien je een account hebt en je logt in op deze site, slaan we een tijdelijk cookie op om te bepalen of jouw browser cookies accepteert. Dit cookie bevat geen persoonlijke data en wordt weggegooid zodra je je browser sluit.

Zodra je inlogt, zullen we enkele cookies bewaren in verband met jouw login informatie en schermweergave opties. Login cookies zijn 2 dagen geldig en cookies voor schermweergave opties 1 jaar. Als je “Herinner mij” selecteert, wordt je login 2 weken bewaart. Zodra je uitlogt van jouw account, worden login cookies verwijderd.

Wanneer je een reactie achterlaat op onze site, kun je aangeven of we je naam, je e-mailadres en website in een cookie opgeslagen mogen worden. Dit doen we voor jouw gemak zodat je deze gegevens niet opnieuw hoeft in te vullen voor een nieuwe reactie. Deze cookies zijn een jaar lang geldig.

Wanneer je een bericht wijzigt of publiceert wordt een aanvullende cookie door je browser opgeslagen. Deze cookie bevat geen persoonlijke data en heeft enkel het post ID van het artikel wat je hebt bewerkt in zich. Deze cookie is na een dag verlopen.

Ingesloten inhoud van andere websites

Berichten op deze site kunnen ingesloten (embedded) inhoud tonen. Bijvoorbeeld video’s, afbeeldingen, berichten). Ingesloten inhoud van andere websites gedraagd zich exact hetzelfde als alsof de bezoeker deze andere heeft website bezocht.

Deze websites kunnen data over jou verzamelen, cookies gebruiken, tracking van derde partijen insluiten en je interactie met deze ingesloten inhoud monitoren, inclusief de interactie met ingesloten inhoud als je een account hebt en ingelogd bent op die website.

Analytics

Om meer inzicht te krijgen in de interesses en wensen van onze websitebezoekers maken wij gebruik van Jetpack for WordPress. Hiermee kan de webbeheerder bijvoorbeeld zien welke geplaatste artikelen het meest worden bekeken, hoeveel bezoekers de website dagelijks trekt, hoe bezoekers op onze website terecht komen, en hoeveel tijd een bezoeker gemiddeld doorbrengt op een bepaalde pagina. Om deze informatie te kunnen verzamelen wordt gebruik gemaakt van zogenaamde tracking cookies. De opgeslagen informatie is overigens compleet anoniem; het gaat hierbij alleen om statistieken. Voor meer informatie, zie de website van Jetpack.

Met wie we jouw data delen

HKC Haarlem zal in géén gevallen persoonlijke data van het leden en/of bezoekers van haar website delen met derden, anders dan hierboven reeds benoemd (KNKV). Mocht er in de toekomst toch een gegronde reden hiervoor zijn, dan zullen wij onze leden/bezoekers hiervan op een duidelijke manier de hoogte brengen.

Wel kan het nodig zijn om informatie over de leden binnen de vereniging te delen met bijvoorbeeld een commissie of de organisatie van een verenigingsactiviteit. Hierbij zal altijd alleen de voor het desbetreffende doel relevante informatie worden gedeeld.

Hoe lang we jouw data bewaren

Wanneer iemand zich definitief uitschrijft als lid van de vereniging zullen zijn persoonlijke gegevens worden verwijderd uit de ledenadministratie. De club houdt echter een archief bij waarin leden alsnog met hun gegevens zullen blijven worden opgeslagen. Dit geldt ook voor eventueel beeldmateriaal van het desbetreffende lid in de vorm van bijvoorbeeld teamfoto’s of foto’s van activiteiten. Ook wanneer een oud-lid ooit is genoemd in een clubkrant of ander schriftelijk materiaal, zal dit bewaard blijven in het archief van de vereniging.

Voor gebruikers die geregistreerd staan op onze website (indien van toepassing), bewaren we ook persoonlijke informatie in hun gebruikersprofiel. Alle gebruikers kunnen hun persoonlijke informatie bekijken, wijzigen of verwijderen op ieder moment (de gebruikersnaam kan niet gewijzigd worden). Website beheerders kunnen deze informatie ook bekijken en wijzigen.

Welke rechten je hebt over je data

Je hebt als lid van onze vereniging altijd het recht om jouw informatie in de ledenadministratie in te zien en eventueel te wijzigingen. Je kunt hiervoor een verzoek indienen via het secretariaat. Het verwijderen van je gegevens uit de ledenadministratie kan echter bij uitschrijving van de vereniging, zoals hierboven beschreven.

Als je een account hebt op deze site of je hebt reacties achter gelaten, kan je verzoeken om een exportbestand van je persoonlijke data die we van je hebben, inclusief alle data die je ons opgegeven hebt. Je kan ook verzoeken dat we enige persoonlijke data die we van je hebben verwijderen. Dit bevat geen data die we verplicht moeten bewaren in verband met administratieve, wettelijke of beveiligingsdoeleinden.

Contactinformatie privacy beleidsmaker

Dit privacybeleid is opgesteld door het bestuur van HKC Haarlem. Bij eventuele vragen en/of opmerkingen over het privacybeleid van de vereniging kun je contact opnemen met de secretaris via info@hkc-haarlem.nl.

Aanvullende informatie

Hoe we jouw data beveiligen

Alle gegevens van leden, alsmede het digitale archief van de vereniging, zijn enkel opgeslagen op goed beveiligde computers, welke automatisch up-to-date worden gehouden en enkel toegankelijk zijn voor leden van de vereniging met daarvoor toegekende toestemming van het bestuur. Verder zullen we nooit om gegevens vragen die niet relevant zijn voor het goed functioneren van de vereniging.

Van welke derde partijen we data ontvangen

Bij inschrijving van onze leden bij het KNKV ontvangen wij van de leden een lidnummer. Dit wordt opgeslagen in de ledenadministratie om leden in een bepaald team te kunnen indelen en dit vervolgens door te kunnen geven aan het KNKV. Ook worden er digitale spelerskaarten (inclusief pasfoto) gemaakt, welke vervolgens in de app van het KNKV kunnen worden ingezien.